위드동아

[공지 돋보기]는 게시판에 올라온 공지사항 중에 주목할 만한 소재를 발굴해 게시판에 미처 담지 못한 내용을 심층 인터뷰하는 코너입니다. 동아인들이 업무를 시작하는 첫 관문인 사내 인트라넷(D-portal)이 최근 다양한 변화를 시도하고 있습니다. 그룹의 디지털 환경 개선과 직원들의 업무 효율성 증대, 소통 증진을 위해 매진하고 있는 동아쏘시오홀딩스 IT전략팀 정소현 선임의 이야기를 들어보았습니다.

Q1. D-portal의 개편 목적이 무엇인가요?

그룹웨어는 기업 내에서 직원들간의 업무를 효율적으로 연결해주고, 회사와 부서 간의 원활한 의사소통을 도와주는 소프트웨어 운영 시스템입니다. 

동아쏘시오그룹의 그룹웨어인 'D-Portal'은 2019년 도입된 이후 지속적인 업그레이드를 통해 직원들의 업무 효율성 향상을 도모하고 있습니다. 노후 시스템 개선이나 다양한 기능 추가는 있었으나, 메인 페이지는 지금까지 기본 틀에서 크게 벗어나지 않은 형태로 운영해오고 있었는데요. 이번 프로젝트를 통해 임직원들이 출근해서 가장 먼저 보는 화면이자 소통 창구인 첫 화면에 새로운 서비스를 제공하고자 변화를 시도하였습니다.

무엇보다 전 그룹사가 D-Portal을 함께 사용하는만큼 공통적으로 필요한 정보를 첫 화면에 배치하여 편리하게 활용할 수 있도록 하였고, 이에 더해서 ICT(전자정보통신) 트렌드를 반영해 임직원들의 업무효율성과 생산성을 높이는 업무 환경을 만드는데 일조하고자 했습니다.

Q2. 여러가지 다양한 시도가 눈에 띄는데요, 그 중에서도 특히 신경 쓰고 있는 부분에는 어떤 것들이 있을까요?

💻 챗봇 플랫폼 도입

현재 챗봇은 IT Helpdesk, 동아쏘시오그룹 인사제도나 복리후생, 모바일 사원증 신청 및 발급 등 세 가지 영역의 질의응답 서비스를 지원하고 있습니다. 현재 챗봇에서 응답되는 답변은 IT문의(Helpdesk) 게시판 접수되는 다양한 질문들과 직원들의 복리후생을 설명하는 [생활백서]를 기반으로 데이터를 작성하였습니다. 그러다보니 현재 IT 게시판이나 생활백서에 없는 질문에는 답변이 되지 않습니다. 아직은 게시판에 숨어 있는 정보를 찾아주는 수준의 챗봇(AI)이지만, 학습을 통해 발전하는 AI의 특성에 따라 원하는 대답이 나오지 않는 경우에는 피드백을 주시면 챗봇의 정확성을 높일 수 있습니다.

예를 들어, ‘우리사주제도에 대해 알려줘’, ‘우리 사주제도가 뭐야’ 등 사람마다 질문하는 방식과 내용이 다르기 때문에 동의어를 계속해서 설정을 해야 정확도가 높아집니다. 띄어쓰기 등 변수가 많기 때문에 꾸준한 관리가 필수적인데요. 많은 임직원들이 사용해보고 피드백을 준다면 조금 더 빠르게 고도화될 것이라 생각합니다. 많이 사용해주시고 불편사항이나 의견을 IT전략팀과 DA인포메이션 챗봇 담당자들에게 메일과 메신저 등으로 전달해주세요.

또한 챗봇을 업무에 적용하고 싶은 부서도 모집하고 있습니다. 단순 문의에 대한 답변이나 데이터를 활용한 메뉴얼 생성 등 업무에 AI 기능 도입을 원하는 부서가 있다면 저희 IT전략팀 또는 DA인포메이션 운영지원팀에 문의주세요. 도입을 원하는 영역의 질문과 답변, 매뉴얼 등이 명확하게 정리되어 있다면 빠르게 도입이 가능하니 언제든 연락주세요.

🌸 Smart Workplace의 다양한 기능과 이용 방법!

Smart Workplace의 단어가 조금 낯설게 느껴지실 수도 있을텐데요. 사내, 사외 어디서나 자유롭게 일할 수 있는 스마트한 업무 환경을 만들고 싶었습니다. 현재 우리 회사는 보안상의 이슈로 PC나 문서를 반출받아야 외부에서 업무를 할 수 있습니다. 재작년에는 홀딩스 자체적으로 VDI(가상 데스크톱 인프라)를 시범적으로 운영해보았으나, 라이선스 문제와 시스템 불안정을 경험하고 전 그룹사에 도입하기에는 한계가 있다고 판단하였습니다 .

다른 방법을 찾다가 대부분의 임직원이 사용하고 있는 Microsoft(팀즈)를 떠올렸는데요, 사실 Microsoft 라이선스에는 오피스와 팀즈 외에도 다양한 기능을 활용할 수 있지만, 회사 내부의 보안상의 문제로 인해 제한적으로 제공되고 있습니다. 직원들의 스마트한 업무를 돕기 위해 일부 기능에 보안 및 정책 검토를 거쳐 현재 정식으로 서비스를 시작하였습니다. Smart Workplace의 가장 큰 장점은 장소나 기기와 관계없이 업무를 처리할 수 있다는 점입니다. 지금까지는 문서 작업을 회사 컴퓨터로만 할 수 있었지만, 이제는 개인용 컴퓨터나 태블릿 PC로도 문서를 확인할 수 있게 되었으니 새로운 업무 도구가 생긴 셈입니다. 

이용 방법은 간단합니다. 현재 D-Cloud에 저장된 문서들을 반출받아 개인 및 팀용 OneDrive에 업로드하여 언제 어디서든 문서를 편집하고 공유할 수 있습니다. 물론 보안 정책으로 인해 웹오피스만 사용해야 하는 불편함이 있을 수 있습니다. 하지만 향후 보안성 검토를 거쳐 더욱 편리하게 이용하실 수 있도록 개선해 나갈 계획입니다. Smart Workplace 이용 방법에 대해서는 추후 별도로 안내를 계획 중이니 조금만 기다려 주시기 바랍니다!.

🔐 이 외에 나아진 개선점들은?

위의 기능들 뿐만 아니라 정돈된 자원 예약 관리, 비밀번호 재설정 등 다양한 기능을 제공합니다. 13개사가 함께 사용하는 그룹웨어이기 때문에 자원 예약 시스템도 복잡했는데요, 회사 별로 권한이 있는 폴더만 보이도록 조절했습니다. 또한, 가끔 로그인 시 그룹웨어 비밀번호 오류로 인해 그룹웨어 담당자가 출근하기 전까지 기다리는 등 업무 효율성이 떨어지는 상황도 종종 있었는데요, 이러한 불편함을 해소하기 위해 그룹웨어 로그인 페이지에 비밀번호 초기화 기능을 새롭게 추가하였습니다. 이런 기능들 외에 임직원 여러분들이 시스템을 사용하실 때 필요하다고 생각되는 사항이나, 수정 및 보완이 필요한 부분이 있으면 언제든지 말씀해 주시기 바랍니다.

Q3. 앞으로 동아쏘시오그룹의 디지털 전환을 이끌어갈 IT전략팀의 역할이 기대됩니다. 향후 어떤 계획을 가지고 계신가요?

하루가 다르게 변화하는 IT 트렌드 속에서 IT전략팀은 디지털 변화를 적극적으로 받아들이고, IT 환경 개선 및 효율적인 관리로 조직의 전략적 목표를 달성을 위해 함께 노력할 예정입니다. 최신 기술을 적시에 채택하고 관리함으로써 경쟁력을 확보하고 기업 가치를 제고하고자 합니다. 이를 위해 IT 거버넌스 체계를 확립하여 디지털 전환을 선도하고, 조직 내부의 프로세스 및 시스템을 혁신적으로 개선하여 지속적인 성장과 발전을 도모합니다. 

하지만 무엇보다 중요한 것은 저희는 플랫폼을 제공할 뿐 그 안에 콘텐츠는 현업 부서에서 채워 주셔야 한다는 것입니다. 현재 각각의 업무를 하면서 느끼는 불편함을 저희가 전부 파악할 수는 없습니다. 현장에서 개선하고자 하는 것들을 계속해서 알려주시고 플랫폼에 채워진다면 더욱 잘 활용되고, 더 나은 서비스와 환경을 만들 수 있을 것입니다.

Q4. 마지막으로 D-portal을 이용하는 직원들에게 전하고픈 이야기가 있으시면 말씀해주세요.

지난 3월 5일에 홈페이지 메인 화면이 갑작스럽게 바뀌어서 많이들 놀라셨을 텐데요. 익숙한 기존의 메인 페이지가 좋다고 생각하시는 분들도 계실 거라고 생각합니다. 저는 ‘변화는 처음에는 어렵고, 중간에는 엉망이고, 마지막에는 아주 멋진 것이 된다’ 라는 말을 좋아합니다. 비록 이번에 저희 팀에서 시도한 것들은 완벽하지 않고 미흡한 부분도 있겠지만, 이러한 시도가 끝이 아니라 계속해서 발전된 방향으로 나아가려고 하는 노력이니 많은 관심과 애정으로 지켜봐 주셨으면 좋겠습니다! 모바일 디포탈 및 플랫폼도 개선 계획을 가지고 있으니 많은 기대 바랍니다!