위드동아

지난해 그룹사공지 게시판에 재미있는 웹툰으로 동아인의 시선을 빼앗은 게시글이 있었습니다. [MS 팀즈로 전화위복]이라는 제목으로 4편의 글을 게시한 HR혁신실 강지상 책임이 그 주인공. 임직원 소통의 새로운 창을 열고자 MS Teams* 사용을 적극 권장하고자 게시글을 작성한 스마트워크 담당자 강지상 책임에게 자세한 이야기를 들어보겠습니다.

*MS Teams: Microsoft에서 배포하는 협업 툴로 채팅, 음성 통화, 화상 회의, 파일 공유 등을 서비스한다.

-코로나19로 인한 재택근무 경험, 직원들의 스마트워크 니즈 확대

-조직진단 결과 메신저 사용 등 간편한 소통의 필요성 확인

-MS Teams 사용 시 업무 효율성 높아지고 의사결정도 빨라질 것으로 기대

Q.  강지상 책임의 주 업무는 무엇인가요?

저는 동아쏘시오홀딩스 HR혁신실 HR전략팀에서 Digital HR을 담당하고 있습니다. 주 업무는 HR 데이터 관리 및 분석과 스마트워크(Smart Work) 부문을 담당하고 있습니다. 스마트워크란 비효율을 제거하고 생산성 도구를 활용하여 언제 어디서나 함께 가치를 창출할 수 있는 환경을 말하는데요, 동아쏘시오그룹이 장기적으로 추구하고 있는 업무의 형태 중 하나라고 보시면 될 것 같습니다.

▲ 사내 게시판에 올린 강지상 책임의 게시글 

Q. 팬데믹의 여파로 재택근무, 원격근무 등이 활성화되며 스마트워크라는 단어가 낯설지 않게 되었습니다.

동아쏘시오그룹에도 많은 변화가 있었는데요,

동아쏘시오그룹 직원들에게 MS Teams라는 툴을 소개하고 전파하게 된 계기를 설명해 주세요.

지난해 하반기에 진행한 동아쏘시오그룹 조직 진단 결과에서 업무효율성에 대한 직원들의 니즈가 크다는 것을 확인했습니다. '메신저 사용으로 좀 더 간편한 소통을 원한다'라는 구체적인 의견도 있었는데요, 메신저가 업무 효율성을 높이고, 의사결정을 빠르게 할 수 있는 하나의 방안이라는 것을 대부분의 직원들이 공감했다고 볼 수 있습니다.

MS Teams라는 툴은 이미 몇 년 전부터 우리 그룹사에 도입되어 있었습니다. 이미 몇몇 부서에서는 잘 활용하고 있었습니다만, 전사적으로 홍보가 잘되지 않은 상태였어요. 그러던 중 코로나19 확산으로 인해 많은 회사가 재택근무를 도입하게 되고, 동아쏘시오홀딩스 차원에서 파일럿 테스트로 MS Teams를 먼저 사용하기 시작했습니다. 사실 동아쏘시오홀딩스는 최근 2년간 기존 사내 메신저뿐만 아니라 메타버스 플랫폼인 '게더타운' 오피스 등 다양한 시도를 해 보았는데요. MS Teams가 다른 툴에 비해 업무 효율성을 높이기에 가장 적합하다고 결론을 지었으며, 그룹사 모두가 일하는 방식을 좀 더 효율적으로 바꿔보자는 마음에서 전사 프로젝트를 시작하게 되었습니다.

▲ 강지상 책임이 직접 웹툰 형식으로 제작한 MS Teams로 전화위복 게시물의 타이틀

Q. 그룹사 공지에 재미있는 웹툰으로 MS Teams의 사용을 독려하고 홍보하고 계신데요,

공지를 올린 뒤 직원들의 반응이 궁금합니다.

웹툰 제작도 직접 하신다고 들었는데, 아이디어는 주로 어디에서 얻으시나요?

지난해 11월 말부터 두 달 사이에 [MS Teams로 전화위복] 게시글을 올린 이후 Teams 계정을 신청하신는 분들이 정말 많이 늘었습니다. 특히 동아ST ETC사업본부 등을 비롯하여 10개 이상의 부서에서 단체로 신청해 주시기도 했고요. 또한 계정은 있으나 로그인을 안 하시던 분들도 많이 접속하셔서 접속률 또한 크게 오른 것을 확인할 수 있었습니다. 전화위복이란 '화가 오히려 바뀌어 복이 된다'는 뜻인데요, 메신저 사용에 소극적인 동아인에게 MS Teams를 사용하면 오히려 더 많은 것을 얻을 수 있다는 의미를 담아 이름을 지어 보았습니다.

처음에 공지를 올려야겠다고 생각했을 때, 어떻게 해야 사람들이 관심을 갖고 읽을까 고민을 많이 했는데요. 얼마 전에 사내 강사인 동아제약 광고팀 곽혜선 책임의 '디지털 마케팅 특강'을 들은 후 제목이나 글의 방식에 변화를 줘야겠다고 아이디어를 얻었습니다. '그룹사 공지를 이렇게 올려도 될까?' 고민하며 웹툰 형식으로 접근을 해 보았는데요. 다행히도 많은 분들이 전화위복 뭐냐며 재미있어하시더라고요. 특히 우리 회사에서 빈번하게 일어나는 비효율적인 사례를 예로 들어 만들어서 그런지 많은 분들이 공감해 주셨습니다. 공감 가는 콘텐츠를 만들기 위해 좋은 사례가 있으신 분은 언제든 저에게 제보해 주시면 감사하겠습니다.

▲ 직원들에게 많은 공감을 불러일으킨 내용 '한 줄의 내용을 위해 7줄을 썼다...'

Q. MS Teams가 잘 정착되기 위해 꼭 필요한 것이 무엇이라고 생각하시나요?

딱 세 가지면 됩니다. 첫 번째 리더가 사용할 것, 두 번째, 팀원 모두가 접속할 것, 마지막 세 번째는 팀 단체 채팅방을 만들 것. 이 세 가지만 지켜지면 자연스럽게 디지털 기반으로 커뮤니케이션하는 문화가 구축될 것이고, 한 달 정도 지나면 각자 업무에 필요한 효율적인 부분을 많이 찾으실 수 있을 것이라고 생각합니다. 이미 몇몇 조직은 '이제 Teams가 없으면 어떻게 일하지?' 싶을 정도로 정착이 잘 되었다고 보고 있습니다.하지만 아직 변화의 물결에 동참하지 않은 조직이 훨씬 많기 때문에 팀의 업무생산성을 높이고 싶으신 팀장님들께서는 위 세 가지를 꼭 시도해 보셨으면 좋겠습니다.

Q. 스마트워크 담당자로서 MS Teams의 장점 3가지를 말씀해 주세요.

제가 MS Teams에서 자랑하고픈 기능 3가지는 '자료 수합, 모바일 연동, 확장성'입니다. 주간 업무 등 팀이나 조직별로 자료를 수합해야 하는 경우가 종종 있는데요, △ Teams의 동시 작성 기능을 활용하면 자료를 수합하는 시간이 대폭 줄어듭니다. 또한 △앱을 활용할 경우 모바일에 연동되어 언제 어디서든 소통하고 동료들과 함께 가치를 창출할 수 있는데요, 모바일뿐 아니라 태블릿 PC, 스마트 워치와도 잘 연동됩니다. 마지막으로 확장성인데요 △Microsoft사의 소프트웨어라서 여러 업무 툴과의 호환성이 매우 좋습니다. Teams안에 작업 관리 등 기본적으로 추가할 수 있는 애플리케이션이 포함되어 있으며, 추가적으로 Monday.com이나 Slido 같은 글로벌 소프트웨어와의 호환도 매우 잘 되기에 시너지가 크다고 할 수 있습니다.

Q. 마지막으로 동아인에게 전하고픈 이야기가 있나요?

이미 많은 조직과 기업들이 Digital Transformation을 지향하고 있는데요, Digital Transformation의 궁극적인 목적은 조직의 습관을 변화시켜 업무 효율성을 키우는 것이더라고요. 업무에 MS Teams를 활용하는 것부터가 Digital Transformation으로 가기 위한 가장 쉬운 시작입니다. 앞으로도 개인과 조직 차원의 업무 효율성을 높이는데 관심 있는 분들께서 문의하시면 언제든 도움드리겠습니다.

마지막으로 MS Teams 계정 및 권한 관리를 DA인포메이션에서 지원해 주고 있는데요. 운영하는데 많은 도움을 주신 DA인포메이션 Infra Service Group의 김원봉 그룹장님과 박정은 주임님 감사합니다. 또한 함께 변화 관리에 힘써주시는 동아쏘시오홀딩스 기업문화혁신팀 최재훈 책임님과 IT전략팀 이정섭 수석님, 자사 디클라우드 환경 때문에 파일 공유에 어려움을 겪을 때 URL 공유 방법을 알려주신 에스티팜에서 직원분들께도 이 자리를 빌려 감사의 인사를 전하고 싶습니다. 여러 지원 덕분에 이번 시스템을 적용하고 운영하는데 큰 도움을 받았습니다. 다시 한번 감사드리며, 아직 갈 길이 멀기에 동아인 여러분들의 많은 관심과 참여 부탁드립니다.